ในปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทในการดำเนินธุรกิจประเภทต่าง ๆ มากยิ่งขึ้นและคนในสำนักงานยุคใหม่ต่างมองเห็นความจำเป็นของการคิดค้นปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานซึ่งมีเครื่องทุ่นแรงหลายชนิดที่ล้วนผลิตขึ้นมาเพื่อช่วยสร้างประสิทธิภาพในการทำงานของคนในสำนักงานให้สูงขึ้น อยู่ตลอดเวลา วิวัฒนาการของเทคโนโลยีนั้นเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาซึ่งหมายถึง สิ่งใหม่ได้รับการพัฒนาให้ทำงานได้ดีขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะแห่งธุรกิจในปัจจุบันได้ก้าวเข้าสู่ยุคแห่งข่าวสาร (Information age) และยุคไฮเทคโนโลยีอย่างแท้จริงระบบเครื่องของแหล่งข้อมูลได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับนักธุรกิจสมัยใหม่ขึ้นทุกขณะข้อมูลมากมายหลายชนิดและเครื่องอุปกรณ์ทั้งหลายได้ถูกนำมาเป็นสิ่งกระตุ้นให้ธุรกิจสร้างกลยุทธใหม่ๆเพื่อเอาชนะคู่แข่งขันการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้งานด้านต่างๆในการดำเนินธุรกิจมีมากขึ้นเช่นงานด้านการเงิน ด้านการบัญชี งานด้านธนาคาร และประกันภัยต่าง ๆส่งผลให้ธุรกิจการค้าคอมพิวเตอร์ขยายตัวออกไปอย่างกว้างขวางดังนั้นการคิดค้นเครื่องคอมพิวเตอร์ในระดับต่าง ๆ ตั้งแต่ Micrcocomputerหรือ Main fram ทั้งในหน่วยงานราชการและหน่วยงานเอกชนที่เพิ่มมากขึ้นในทุกปีความสำคัญที่ให้ต่อข่าวสารข้อมูลที่ถือเป็นหัวใจของการทำธุรกิจส่งผลไปถึงการขยายตัวของธุรกิจคอมพิวเตอร์ และความจำเป็นในการใช้คอมพิวเตอร์ เช่น มีการผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ออกมาแข่งขันมากขึ้นและมีการคิดค้นวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่โดยการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งานในบทความที่จะกล่าวถึงความสำคัญของระบบคอมพิวเตอร์สำนักงานซึ่งเรียกว่า ระบบสำนักงานอัตโนมัติ(Office automation) ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (office automation)หมายถึง ระบบการสื่อสารข้อมูลทั้งภาพและเสียงไปสู่ผู้อื่นอย่างมีประสิทธิภาพรวมไปถึงการเก็บสะสมข้อมูลโดย ใช้ระบบการงานของคอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานหลักเตอร์เป็นพื้นฐานหลัก ประโยชน์ของการจัดตั้งสำนักงานอัตโนมัติ การที่นำระบบสำนักงานอัตโนมัติ (officeautomation) มาใช้ในองค์กรต่าง ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานของกิจการจะก่อให้เกิดผลประโยชน์ต่อองค์กรนั้น ๆ ดังนี้ 1.ประโยชน์ทางด้านได้ข้อมูลรวดเร็วทันกับความต้องการจากอดีตที่ผ่านมาปัญหาที่ยุ่งยากของผู้บริหารคงหลีกไม่ทันที่จะต้องตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลในอดีตหรือได้ ข้อมูลกลับมาไม่ทันเวลาจะเกิดการตัดสินใจผิดหมดดังนั้นเมื่อมีการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะทำให้ได้รับข้อมูลข่าวสารได้อย่างรวดเร็วและได้เปรียบคู่ แข่งขันด้วย 2.ประโยชน์ทางด้านข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้นระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้จะช่วยลดที่ผิดพลาดลงได้มากเพราะมีเวลาที่จะมาตรวจสอบมากขึ้นระบบการทำงานเป็นระเบียบตรวจสอบได้ง่ายกว่า 3.ประโยชนทางด้านชื่อเสียงเป็นประโยชน์ทางอ้อมที่ได้จากการติดตั้งระบบอัตโนมัติ เพราะว่าการใช้เทคโนโลยีระดับสูงจะทำให้สำนักงานเป็นที่น่าสนใจและน่าเชื่อถือ ตลอดจนได้รับความไว้ใจจากบุคคลภายนอก 4.ประโยชน์ทางด้านเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารการใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ ซึ่งปรากฎข้อมูลบนจอภาพสามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อ สื่อสาร เพราะสามารถใช้ประสาทสัมผัสทางตา และ หู ที่ไม่พร้อมกันจึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบรูณ์ขึ้นกว่าการใช้สื่อความหมายด้านภาพหรือเสียง อย่างใดอย่างหนึ่งพร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างขึ้น 5.ประโยชน์ทางด้านช่วยในการลดต้นทุนของกิจการในการดำเนินธุรกิจต้นทุนนับเป็น ปัจจัยหนึ่งที่สำคัญที่จะต้องสะท้อนถึงเนื่องจากต้นทุนสามารถสะท้อนให้เห็นถึงผลตอบแทนที่จะได้รับจากการดำเนินงานและการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้เป็นสิ่งหนึ่งที่จะช่วยลดต้นทุนได้เพราะว่าการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติจะช่วยประหยัดแรงงานคนอันเป็นการลดค่าใช้จ่ายและลดความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นจากการทำงานทำให้สะดวกรวดเร็วและประหยัดเวลาตลอดจนมีความเที่ยงตรงในการทำงาน 6.ประโยชน์ทางด้านประหยัด การประหยัดเวลาทำให้สามารถดูเวลาที่เหลือไม่สร้างสรรค์สิ่งที่มีประโยชน์มากขึ้นลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางประหยัดเนื้อที่ถ้าใช้ระบบเก็บเอกสารอิเล็คทรอนิคส์ลดเวลาในการรื้อค้นข้อมูลช่วยลดจำนวนการเพิ่มขึ้นการเพิ่มขึ้นของพนักงานลงได้เพราะสำนักงานอัตโนมัติมรประสิทธิภาพในการทำงานสูง ทำงานได้หลาย ๆ อย่างโดยไม่ต้องอาศัยคนหรือสามารถทดแทนคนได้จำนวนมากจึงสามารถลดค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนพนักงานได้