วิทยานิพนธ์ (อ.ม.)--จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2523

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาการดำเนินงานด้านเทคนิค คือ การทำดรรชนี (Indexing) การทำสาระสังเขป (Abstracting) การจัดเก็บ (Storage) และการเรียกใช้ (Retrieval) เอกสารซึ่งจัดพิมพ์โดยกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ กระทรวงอุตสาหกรรม และสถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์ประยุกต์แห่งประเทศไทย ที่ปฏิบัติอยู่โดยสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ กองสนเทศวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทย ซึ่งคาดว่าผลของการวิจัยนี้จะทำให้ทราบถึงแนวทางในการปรับปรุงแก้ไขวิธีดำเนินงานเกี่ยวกับระบบงานเอกสารดังกล่าวให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น การวิจัยใช้วิธีการสำรวจจากระบบงานเอกสารของห้องสมุดทั้ง 3 แห่ง รวมทั้งได้ทำการสำรวจจำนวนเอกสารที่จัดพิมพ์โดยหน่วยงานทั้ง 3 แห่ง ระยะเวลาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2517 ถึง พ.ศ. 2521 และจำนวนเอกสารที่มีอยู่ในแต่ละห้องสมุด นำผลการวิจัยมาวิเคราะห์และเสนอเป็นร้อยละในรูปของตารางและแผนภาพ ผลการวิจัยสรุปได้ว่าจำนวนเอกสาร เอกสารที่ได้จัดพิมพ์ขึ้น ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2517 ถึง พ.ศ. 2521 กระทรวงเกษตรและสหกรณ์จัดพิมพ์เอกสารมากที่สุด คือ หนังสือ 1,785 รายการ วารสาร 114 รายการ กระทรวงอุตสาหกรรมจัดพิมพ์เอกสารรองลงมา คือ หนังสือ 757 รายการ วารสาร 51 รายการ และสถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์ประยุกต์แห่งประเทศไทย จัดพิมพ์เอกสารน้อยที่สุด คือ หนังสือ 180 รายการ วารสาร 11 รายการ จากจำนวนเอกสารดังกล่าวนี้ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ มีเอกสารของกระทรวงเกษตรและสหกรณ์มากที่สุด กองสนเทศวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีมีเอกสารของกระทรวงอุตสาหกรรมเท่ากับศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทยศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทยมีเอกสารของสถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์ประยุกต์แห่งประเทศไทยมากที่สุด การทำดรรชนี สำนักงานหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ทำดรรชนีเอกสารทุกรายการยกเว้นมาตรฐาน (Standard) ซึ่งในขณะที่ทำการสำรวจยังไม่ได้มีการทำดรรชนี การทำดรรชนีนี้มีทั้งการทำในลักษณะของการจัดหมู่และทำบัตรรายการ และการทำในรูปบัตรดรรชนีคือ การทำดรรชนีวารสาร กองสนเทศวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ทำดรรชนีเอกสารทุกรายการยกเว้นรายงานประจำปีของหน่วยราชการอื่นๆ นอกจากของกรมวิทยาศาสตร์ ดรรชนีที่จัดทำขึ้นมีทั้งการจัดหมู่และทำบัตรรายการซึ่งใช้ทั้งระบบการจัดหมู่ที่ใช้จัดหมู่หนังสือทั่วไป และระบบการจัดหมู่ที่กำหนดขึ้นใช้เอง และการทำดรรชนีในรูปบัตรดรรชนี คือ การทำดรรชนีวารสารและมาตรฐาน ศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทยทำดรรชนีเอกสารทุกประเภท แต่คัดเลือกทำเฉพาะรายการที่มีความสำคัญต่อการวิจัย ดรรชนีที่ทำมีทั้งการจัดหมู่และทำบัตรรายการ และการทำดรรชนีในลักษณะรูปเล่ม รวมทั้งการทำดรรชนีมาตรฐานในรูปบัตรขึ้นใช้เป็นการภายใน นอกจากนี้มีการทำดรรชนีสำหรับแฟ้มข้อมูลเทคนิค (Technical Data Files) บัญชีดำดรรชนีที่ห้องสมุดทั้ง 3 แห่งใช้อยู่มีทั้งหนังสือหัวเรื่องและธิซอรัส (Thesaurus) การทำสาระสังเขป ศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทย เป็นหน่วยงานแห่งเดียวที่นำเอกสารประเภทดังกล่าวนี้มาทำสาระสังเขป โดยจัดทำเป็นรูปเล่มและเป็นฉบับภาษาอังกฤษ ต่อมาได้เริ่มทำฉบับภาษาไทยขึ้นด้วย เอกสารที่มีการทำสาระสังเขปมากที่สุด คือ เอกสารของสถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์ประยุกต์แห่งประเทศไทย การจัดเก็บ ห้องสมุดทั้ง 3 แห่ง ใช้วิธีจัดเก็บเอกสารเหล่านี้แยกไว้โดยเฉพาะบางส่วน การจัดเก็บรวมไว้กับหนังสือทั่วไปบางส่วน การจัดเก็บที่เหมือนกัน คือ เอกสารที่นำมาจัดหมู่และทำบัตรรายการจัดเก็บตามเลขหมู่รวมกับหนังสือ วารสารจัดเก็บรวมกับวารสารอื่นๆ ส่วนการจัดเก็บที่แตกต่างกันแต่ละห้องสมุด คือ สำนักหอสมุดมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ จัดเก็บส่งพิมพ์ต่อเนื่องไว้โดยเฉพาะ ส่วนจุลสารจัดเก็บรวมกับจุลสารอื่นๆ กองสนเทศวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี จัดเก็บเอกสารตามเลขหมู่ที่กำหนดขึ้นใช้เอง รายงานประจำปี รายงานต่างๆ เอกสารของกรมวิทยาศาสตร์ จัดเก็บไว้โดยเฉพาะ มาตรฐานและวารสารสาระสังเขปจัดเก็บรวบรวมกับมาตรฐานและสาระสังเขปอื่นๆ ศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทย จัดเก็บรายงานต่างๆ สิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง รายงานของสถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์ประยุกต์แห่งประเทศไทย แยกไว้โดยเฉพาะ มาตรฐานจัดเก็บรวมกับมาตรฐานอื่นๆ ส่วนวารสารสาระสังเขปเฉพาะเรื่องจะนำไปจัดหมู่และทำบัตรรายการเก็บรวมกับหนังสืออื่นๆ วารสารสาระสังเขปทั่วไปจัดเก็บรวมกับวารสารอื่นๆ นอกจากนี้เอกสารบางรายการยังจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลเทคนิค การเรียกใช้ข้อมูล เครื่องช่วยในการเรียกใช้ข้อมูลห้องสมุดทั้ง 3 แห่ง คือ บัตรรายการต่างๆ บัตรดรรชนีวารสาร บัตรดรรชนีมาตรฐาน ดรรชนีในลักษณะรูปเล่ม บัตรทะเบียนของเอกสารประเภทต่างๆ ได้มีการนำเครื่องจักรกลมาช่วยในการเรียกใช้ข้อมูลเพียงหน่วยงานเดียว คือ ศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทย ซึ่งใช้เครื่อง IBM Punched และ IBM Collator ซึ่งใช้ในการเรียกใช้สนเทศจากเอกสารต่างๆ ซึ่งเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลเทคนิค ข้อเสนอแนะ ห้องสมุดทั้ง 3 แห่ง ควรจะได้ผลจากการวิจัยนี้ไปประกอบเป็นแนวทางในการพิจารณาปรับปรุงการดำเนินงานต่างๆ คือ การจัดหา การทำดรรชนี การทำสาระสังเขป การจัดเก็บ และการเรียกใช้เอกสารทางด้านนี้ให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้นอันจะทำให้เอกสารเหล่านี้ได้รับการใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่